L’évolution du numérique a fortement influencé la manière dont les entreprises communiquent et collaborent. Aujourd’hui, la quête permanente d’efficacité et d’économie pousse les organisations à adopter des solutions innovantes pour optimiser leurs processus. Au cœur de cette transformation se trouve le système de communications unifiées, devenu un pilier incontournable pour de nombreuses entreprises. Mais quels avantages ces systèmes procurent-ils réellement en termes de coûts et d’investissements ?
Des avantages mesurables en termes de coûts et d’investissements
À l’heure où chaque euro investi et chaque dépense pèse potentiellement lourd sur les entreprises, il est indispensable de pouvoir justifier du retour sur investissement de tout achat, quel qu’il soit. Concernant les systèmes de communications unifiées, les avantages économiques et financiers sont nombreux :
Des coûts de communication réduits
En combinant les communications vocales, vidéo et de données dans une seule solution, les entreprises réduisent automatiquement les coûts associés à la gestion de multiples fournisseurs et contrats.
Des déplacements moins nombreux
Les fonctionnalités de vidéoconférence et de réunion virtuelle offrent aux collaborateurs un plus grand confort et une excellente accessibilité sans effort. Les entreprises qui mettent en place un système de communications unifiées bénéficient d’économies potentiellement substantielles sur les frais de transport, d’hébergement et d’indemnités journalières.
Des coûts d’installation initiaux réduits
De nombreux systèmes de communications unifiées sont basés sur le cloud. En termes concrets, cela se traduit par des frais de matériel coûteux économisés dès le départ.
Une efficacité opérationnelle
Réduire le temps passé à basculer entre différents outils et plateformes, c’est augmenter l’efficacité des collaborateurs, entraînant des économies en termes de productivité et de coûts opérationnels.
Une maintenance simplifiée
Un système de communications unifiées élimine la nécessité de gérer et de maintenir plusieurs systèmes disparates. La maintenance, quant à elle, est centralisée, entraînant une réduction immédiate des coûts associés.
Aucun coût de maintenance et aucun coût de mise à jour
Les solutions basées sur le cloud sont maintenues par l’opérateur du service, les abonnements mensuels incluent la maintenance. Aucun coût de maintenance supplémentaire n’est facturé, contrairement aux serveurs qui sont dédiés à la téléphonie (PABX, IPBX).
Les mises à jour des solutions qui sont basées dans le cloud sont réalisées par l’opérateur du service de communications unifiées. Ainsi, les mises à jour n’entraînent aucun coût pour l’entreprise.
Des frais de télécommunication réduits
Des fonctionnalités comme la voix sur IP (VoIP) éliminent les frais liés à la nature de l’appel et à la distance entre les interlocuteurs. La communication s’effectue partout dans le monde et à tout moment, sans impact sur les coûts de téléphonie.
Une intégration sans heurt avec d’autres systèmes
Loin de fonctionner seul, un système de communications unifiées ouvre le champ des possibles, en s’intégrant facilement avec d’autres outils et systèmes d’entreprise. Résultat : des économies substantielles, puisqu’il n’est pas nécessaire d’acheter des solutions complémentaires ou d’envisager des personnalisations coûteuses.
Des dépenses prévisibles
La plupart du temps, les systèmes basés dans le cloud sont facturés sous la forme d’abonnements mensuels, permettant aux entreprises de prévoir leurs dépenses en matière de communication.
Un système de communications unifiées peut offrir des économies substantielles et des avantages opérationnels aux entreprises, en réduisant les coûts directs et indirects associés à la communication et à la collaboration.
Au-delà de l’aspect financier : les autres avantages d’un système de communications unifiées
Si les avantages d’un système de communications unifiées en termes de coûts et d’investissements sont nombreux, il ne faut pas oublier les autres bénéfices d’une telle solution.
Une flexibilité et une mobilité plus grandes
Les solutions UC offrent, aux employés, l’accès aux outils de communication depuis n’importe quel endroit, dès lors qu’ils ont une connexion Internet. Le travail à distance, le télétravail, les déplacements et les interventions multi sites s’en trouvent largement facilités.
Une meilleure collaboration
La combinaison de messagerie (ou chat), visioconférence, partage de documents et autres outils donne aux équipes tous les moyens de collaborer plus efficacement, quelle que soit leur situation géographique et le nombre de participants.
Un service client amélioré
Qui dit communications plus fluides et intégrées dit service client plus réactif et plus efficace. À terme, l’impact a lieu au niveau de la satisfaction client et l’image de l’entreprise.
La continuité des opérations
Les systèmes de communications unifiées qui prévoient des options de redondance et de reprise après sinistre garantissent que les communications restent opérationnelles même en cas de problèmes ou de catastrophes.
Une sécurité accrue
Les systèmes UC modernes sont dotés de mesures de sécurité intégrées, et ce afin de protéger les communications contre les écoutes indiscrètes et autres menaces.
Une interface utilisateur unifiée et facile à prendre en main
Plutôt que d’utiliser plusieurs applications avec des interfaces différentes, les utilisateurs bénéficient d’une interface cohérente, ce qui facilite la formation et l’adoption du système par tous les collaborateurs.
Une gestion centralisée
Les administrateurs deviennent les interlocuteurs privilégiés des utilisateurs, gérant tous les aspects des communications de l’entreprise à partir d’un point centralisé. La supervision et le contrôle, quant à eux, s’en trouvent facilités également.
Au-delà des avantages en termes de coûts et d’investissements, les systèmes de communications unifiées transforment la manière dont les entreprises communiquent et collaborent. Les résultats sont mesurables à bien des niveaux : productivité, efficacité et satisfaction des employés et des clients.
